อบรมระบบบริหารจัดการโครงการซ่อมสร้างและระบบคลัง และหลักการออกแบบเลขใบงานรหัสพนักงาน

อบรมระบบบริหารจัดการโครงการซ่อมสร้างและระบบคลัง

สวัสดีครับวันนี้วันที่ 18/03/2568 เช้าหน่อยครับ ซึ่งวันนี้เรามีอบรมระบบบริหารจัดการโครงการซ่อมสร้างและระบบคลัง โดย IMMS เป็นผู้จัดงานขึ้นที่โรงแรม The Bazaar Hotel Bangkok ในย่านรัชดาภิเษก กรุงเทพฯ โดยวันนี้ กลุ่มซ่อมบำรุง จากศูนย์ก่อสร้างและบูรณะถนน 3 ส่วนก่อสร้างและบูรณะถนน 2 ได้เข้าร่วมอบรมกับเขาด้วยซึ่งวันนี้ก็มี workshop ในการใช้ระบบแบบเข้มข้นตั้งแต่ สร้าง user /เปิดใบงาน/อนุมัติงาน /ปิดงาน/และลงเลขไมล์รถ ในการออกดำเนินการจัดซ่อมทางเท้าและถนนให้กับ กรุงเทพมหานครฯ ของเราครับ

1. วัตถุประสงค์ของการอบรม
เพื่อเพิ่มความรู้เกี่ยวกับ ระบบบริหารจัดการโครงการซ่อมสร้าง และ ระบบคลัง เข้าใจแนวทางการวางแผน, ติดตาม และบริหารโครงการซ่อมสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เรียนรู้การใช้ ซอฟต์แวร์หรือระบบดิจิทัล ในการบริหารจัดการ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังพัสดุและทรัพยากร
2. หัวข้อการอบรม
🔹 การบริหารโครงการซ่อมสร้าง แนวทางการวางแผนงานซ่อมสร้าง (แผนระยะสั้น-ระยะยาว) การกำหนดงบประมาณ และการควบคุมต้นทุน การติดตามและประเมินผลโครงการ
🔹 ระบบคลังพัสดุและการจัดการทรัพยากร หลักการบริหารพัสดุและการควบคุมสต็อก การใช้ซอฟต์แวร์หรือระบบ ERP สำหรับงานคลัง การตรวจสอบและติดตามการใช้ทรัพยากร
🔹 ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง
ระบบ MIS (Management Information System) สำหรับบริหารโครงการ โปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) ในการจัดการคลัง ซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนและติดตามงาน
3. กลุ่มเป้าหมาย
เจ้าหน้าที่ฝ่ายซ่อมสร้างและวิศวกรรม เจ้าหน้าที่พัสดุ คลัง และจัดซื้อ ผู้บริหารโครงการที่ต้องการใช้ระบบดิจิทัลช่วยบริหารงาน
4. ประโยชน์ที่ได้รับ
✅ วางแผนและบริหารโครงการซ่อมสร้างได้มีประสิทธิภาพ
✅ ควบคุมและจัดการคลังพัสดุได้แม่นยำ ลดต้นทุนสูญเสีย
✅ เรียนรู้การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการบริหารงาน
✅ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด

หลักการ design เลขใบงาน : YYYYMMDD-TYPE-เขต-หน่วย-RunningNumber

1.กำหนด Document Type
📌 WO (Work Order) = ใบออกงาน
📌 SR (Service Request) = ใบแจ้งซ่อม
📌 EM (Emergency Work) = ใบแจ้งงานเร่งด่วน
ตัวอย่าง:
20250318-WO-05-01-0001
20250318-WO-05-01-0002

2. เพิ่ม Running Number เป็น 4 หลัก (0001 – 9999)
ช่วยให้ใน 1 วัน สามารถมี สูงสุด 9,999 ใบออกงาน โดยไม่มีปัญหาซ้ำ ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ที่มีหลายโครงการ ควรใช้ Running Number 5 หลัก (00001 – 99999)
3. รองรับหลายหน่วยงานและหลายเขต
ถ้าองค์กรมีหลายสาขาหรือแผนก อาจเพิ่มรหัส “แผนก” หรือ “โครงการ”

โครงสร้างใหม่: YYYYMMDD-TYPE-เขต-แผนก-หน่วย-RunningNumber
ตัวอย่าง:
20250318-WO-05-ENG-01-0001 (ฝ่ายวิศวกรรม)
20250318-WO-05-HR-02-0002 (ฝ่ายบุคคล)

ตัวอย่างมาตรฐานของบริษัทใหญ่
บริษัทใหญ่ ๆ ที่ใช้ระบบ ERP (เช่น SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) จะออกแบบเลขเอกสารให้มีโครงสร้างที่รองรับการใช้งานในระดับองค์กร โดยใช้หลักการ:
✅ มีประเภทเอกสาร (WO, SR, EM ฯลฯ)
✅ มีรหัสสถานที่ / โครงการ / ฝ่ายงาน
✅ มี Running Number ชัดเจน
✅ รองรับระบบอัตโนมัติ เช่น Barcode หรือ QR Code

ตัวอย่างจากระบบ SAP:
📌 WO-2025-03-18-05-01-0001
📌 SR-2025-03-18-05-02-0002

💡 สรุปแนวทางออกแบบให้ดีขึ้น
1️⃣ เพิ่มรหัสประเภทเอกสาร (WO, SR, EM)
2️⃣ ใช้ Running Number 4-5 หลัก (0001-99999)
3️⃣ เพิ่มรหัสแผนกหรือโครงการ (ENG, HR, FIN, OPS ฯลฯ)
4️⃣ ใช้รูปแบบที่รองรับ การเรียงลำดับอัตโนมัติและการค้นหาในระบบฐานข้อมูล

ทีมงานกลุ่มซ่อม หัวหน้าทีม อบรมการปิดงานในแต่ละวัน

โครงสร้างรหัสพนักงาน: ประเภทตำแหน่ง (Position Type) : ใช้รหัสย่อที่แสดงถึงตำแหน่ง

TL = หัวหน้าคนงาน (Team Leader)
WK = คนงาน (Worker)
APV = ผู้อนุมัติ (Approver)
OW = ผู้เปิดใบงาน (Work Order Opener)
DR = คนขับรถ (Driver)
WH = เจ้าหน้าที่คลัง (Warehouse Officer)
ระดับตำแหน่ง (Position Level): ใช้ตัวอักษรสำหรับระดับตำแหน่ง เช่น

S = Subordinate (ผู้ช่วย / ระดับเริ่มต้น)
H = Head (หัวหน้า)
M = Middle (ระดับกลาง)
SNR = Senior (ระดับสูง)
หมายเลขพนักงาน (Employee Number): ใช้ตัวเลข 3-4 หลัก เช่น 001, 045, 123

โครงสร้างรหัสพนักงานตัวอย่าง:

ตำแหน่ง/ระดับ/หมายเลข
ตัวอย่างรหัสพนักงาน:

TLH001 = หัวหน้าคนงานระดับหัวหน้า รหัสพนักงาน 001
WKSM123 = คนงานระดับผู้ช่วย รหัสพนักงาน 123
APVS001 = ผู้อนุมัติระดับผู้ช่วย รหัสพนักงาน 001
OWM009 = ผู้เปิดใบงานระดับกลาง รหัสพนักงาน 009
DRS007 = คนขับรถระดับสูง รหัสพนักงาน 007
WHM045 = เจ้าหน้าที่คลังระดับกลาง รหัสพนักงาน 045

เพิ่มหลักเกณฑ์การออกหมายเลขพนักงาน เช่น เรียงตามปีที่เข้าทำงาน (WHM23-001 = เจ้าหน้าที่คลังระดับกลาง เข้างานปี 2023 ลำดับที่ 1)

[ตำแหน่ง][ระดับ][ปีเข้า][หมายเลขพนักงาน]

ตัวอย่างรหัสพนักงาน (ปีเข้า 2024)
TLH24001 = หัวหน้าคนงานระดับหัวหน้า รหัสพนักงาน 001 ปีเข้า 2024
WKSM24123 = คนงานระดับผู้ช่วย รหัสพนักงาน 123 ปีเข้า 2024
APVS24001 = ผู้อนุมัติระดับผู้ช่วย รหัสพนักงาน 001 ปีเข้า 2024
OWM24009 = ผู้เปิดใบงานระดับกลาง รหัสพนักงาน 009 ปีเข้า 2024
DRS24007 = คนขับรถระดับสูง รหัสพนักงาน 007 ปีเข้า 2024
WHM24045 = เจ้าหน้าที่คลังระดับกลาง รหัสพนักงาน 045 ปีเข้า 2024

อบรมระบบจัดซ่อมทางเท้าและถนน-หลักการออกแบบเลขใบงาน-และออกแบบรหัสพนักงาน

สามารถแยกประเภทตำแหน่ง และระดับพนักงานได้ชัดเจน อ่านรหัสแล้วรู้ได้ทันทีว่าพนักงานอยู่ในตำแหน่งไหน จัดเรียงและค้นหาข้อมูลง่ายขึ้น เรียงตามปีเข้า → ช่วยให้ HR หรือผู้บริหารตรวจสอบอายุงานได้ง่าย เรียงตามตำแหน่ง/ระดับ → แยกพนักงานตามบทบาทได้ชัดเจน รองรับการเติบโตขององค์กร สามารถเพิ่มพนักงานใหม่ได้โดยไม่มีปัญหาเรื่องรหัสซ้ำ ใช้โครงสร้างเดียวกันได้ต่อเนื่องทุกปี ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล การกำหนดรหัสแบบเป็นระบบช่วยลดความสับสน ป้องกันปัญหาการใช้รหัสซ้ำ หรือรหัสที่ไม่สื่อถึงตำแหน่งจริง ใช้ร่วมกับระบบบริหารจัดการบุคลากร (HRM) ได้ง่าย สามารถใช้เป็น Primary Key ในฐานข้อมูล นำไปใช้กับระบบ Payroll, ERP, หรือโปรแกรมจัดการพนักงาน ได้สะดวก